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工作手忙脚乱 该怎么办?

为什么有报告指出我们25%~50%的人都因工作而感到手忙脚乱,疲惫不堪?

这不单单是我们工作了多少个小时的问题,它还体现在这样一种事实,即我们总是在同一时间花费连续的数小时去处理太多的事情。

最主要的是我们已经失去了处理事情的明确的停靠点、终点和界限(下称“黄金分割点”)。正是技术使得这些原本有条不紊的事情变得模糊不堪,面目全非。无论我们走到哪儿都一味的坚持随身携带数字设备,以工作为伴。这就像搔身上的痒,只会使它更加严重,可我们又不得不去搔痒。

这里有几个实事求是的问题:你是否在电话会议期间回复电子邮件(甚至是与别人通话时也这样)?你是否带上电脑出席会议,一边上网冲浪却假装是在做会议记录?你是否在自己的办公桌上用午餐?你是否一边驾车一边打电话甚至是发送及时信息?纵然你清楚这些事情不该发生在你身上,但你真正的做到了与否却不得而知。

就假设你并未因此而倒下,可你付出的巨大代价是你的劳动效率(即劳动生产率)。从某种意义上来说,这是在分散你的注意力,你同时从事多项活动但却未真正的投入到任何一项活动中。从另一意义上来说,由于你丢下手上的主要工作任务去做别的事情,这相当于你要额外增加平均约25%的时间才能完成这项工作任务。

然而,这样做的最大隐性危害是:由于你一直不停地在做事,从而无情地耗费掉了你每天拥有的能量储备,因此每过一个小时你所拥有的能量都在减少。

以我的亲身经历为例,当我在规定的时间内,没有别的干扰但却安排有一定的休息时间而专注于写作时,我完成写作的效率是平时的两到三倍。就组织而言,提高生产率和增强创新思维的最佳方法是大力鼓励注意力集中的有限期间,以及有助于恢复注意力的短时期间。

如果你是一名管理人员,以下三项政策具有推行价值:

一、会议纪律:会议时间安排为45分钟,最好不要超过1个小时或更长时间。这样,出席会议的人方能保持注意力集中,会后才有时间去思考会议所讨论的内容并为下一议题做好准备。按时启动会议,按时结束会议,并保证会议期间关掉所有数字设备(译注:与会者与会议无关的设备)。

二、不要要求做支离破碎的临时答复:如果你是强行要求你的属下进入反应性工作模式,分散了他们的注意力,这只会使他们很难将注意力保持在需要优先完成的工作上。规定下属阅读电子邮件的时间;如果有紧急事务,你可以直接给他们打电话,当然,这样的情况一般不多。

三、鼓励休息、调养:一天中至少要创造这样的一次机会,鼓励你的下属停下手头的工作去休息。比如,组织午后瑜伽锻炼,坐禅,或集体外出散步,或可以考虑为职工提供便于放松和小睡的休息室。

另外,每个人的工作黄金分割点各不相同。对于个人而言,以下三种行为可供参考:

一、每天上午第一件要做的事情是最重要的:做第一件事情时最好是没有外界干扰,时间安排在60~90分钟,有明确的起始、结束时间。如果条件允许,这第一件事情最好是在自己的私人空间里完成,或者可以戴上消音耳塞,排除外界干扰。坚决**任何分散你注意力的因素,因为你要在规定的时间内完成你的工作任务。你的注意力越集中,你的劳动产出率就越高。当你完成手上的工作时,你至少得花几分钟的时间去休息。

二、建立定期的思考次数,以供长期的、创造性的或战略性思考:如果你不为自己创造这样的思考条件,那么你势必会经常遭遇紧急事务的驾驭,被动而毫无对策。另外,从事这些活动时你需要一个不同的环境,这样的环境最好是一个可以让你放松自如、开阔思维的空间。

三、定期休假:这里的定期休假是指真正的完全与工作脱离干系。如果条件允许,你一年可以做几次这样的定期休假。甚至有的定期休假亦可在周末的两三天时间里实现。总而言之,有研究表明定期休假只会让你生活得更健康,工作效率更高。

总之,所有这些建议的一条核心准则是:工作时,全心全意的按时工作;放松时,毫不保留的放松。营造氛围,摆脱生活的灰色地带!

 

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