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工作分析常见问题研究

工作分析常见问题研究

作者:朱思祥

 

工作分析是对工作一个全面的评价过程,它通过“收集、分析、整合”与工作相关的信息来说明工作的目的、内容、方法和技能要求。工作分析是组织规划与设计的基础,是企业“人力资源规划、人员招聘、员工培训和发展、绩效管理、薪酬管理”等工作的依据。但是,很多企业的工作分析往往流于形式,在书写工作说明书时为《说明书》而《说明书》。以下是我和客户在咨询项目过程中对如何做好工作分析的体会,我相信这些体会能够帮助企业特别是国企的人力资源部门,正确认识什么是工作分析,如何科学地做好工作分析,并为科学的人力资源管理体系建设打下坚实的基础。

工作分析可以分为六个阶段。现在,我结合自己刚刚完成的湖南省XX市商业银行的工作分析咨询项目的体验讲解每个阶段常见的问题、误区,并提供有效解决问题的办法。

一、准备阶段: |

问题一:目的不明确。我们在进行工作分析前常常没有明确工作分析的目的,没有很好地理解工作分析的价值,轻过程重结果,为工作分析而工作分析,从而使得人力资源管理的这一核心技术流于形式、没有达到其应有的目的。

问题二:工作分析小组成员或被分析对象的不稳定。在项目进行过程中,工作分析小组成员或岗位对象发生变换,在离开或换人时工作交接不清楚,导致工作必须从头开始。

问题三:宣传不到位。由于宣传不到位,员工不知道工作说明书的作用,有些员工误认为工作说明书编写就是要“定员、定编”,出现员工不理解、不配合、不执行的情况,使工作说明书变成可有可无的摆设。

所以,在工作分析开始前我们要做好以下的工作:

1、  明确工作分析的目的和意义:我们首要纠正的是明确工作分析目的,向员工宣传并与其达成共识:工作分析是为了使现有的工作内容和工作要求更加明确合理,以便制定切合实际的管理制度和管理机制,调动员工的积极性。同时通过工作分析这一过程能够有效帮助员工重新理解工作的价值和标准,能够帮助员工提高工作效能。

2、  高层的支持和认可。在工作说明书编写之前,要和公司的高层领导充分讨论,正确定位工作说明书的编写的意义和价值,并取得领导对工作分析的理解、支持和认同。确保项目实施过程中,高层领导能率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变原来自由随意的管理风格。

3、  加强工作分析小组的管理:我们在确定工作分析项目小组成员后,首先要对小组成员进行工作分析,明确各自的分工、流程、时间表和阶段成果,并要求每个成员在工作中保留过程文档。同时坚持每天开早会,反馈前一天的工作成效和当天的工作计划。工作小组的负责人负责汇总小组成员每天的工作文档,以应对中途发生人员调换情况,保证工作分析工作的有条不紊和信息来源的一致性。同时,每周工作小组最好有个项目交流会,以保持成员间的信息和经验的共享,并不断调整工作分析的方式与方法。

争取各部门管理者和员工的参与配合。员工的主动参与是工作分析的关键。在编写工作说明书时,各部门的管理者以及员工是主体,只有他们才最了解工作的实际情况。人力资源部的任务是为各部门提供工作说明书编写的技术,并充分做好编写的准备工作。

二、调查阶段:

问题一:信息来源不准确。在工作分析中,我们主要是通过员工面谈和问卷来获取相关信息,但员工常常对这项工作存在四个方面的问题。一是有抵触情绪;二是害怕说错会受到上级的责备;三是不清楚这项工作能为他带来什么;四是不知道什么该说什么不该说。于是在向工作访谈人员描述自己的工作内容和情况时,故意夸大其岗位的复杂程度、技术难度以及工作量,从而使得我们获取的信息不客观、不准确、不全面。

问题二:收集信息的问卷针对性不够。由于访谈的问卷没有系统设计并缺乏针对性,常常使得收集的信息不能全面和客观反应真实的工作。

问题三:工作分析没有与企业业务流程优化以及岗位优化相结合。我们在实施工作分析之前没有对业务流程以及部门与岗位设置进行优化,在实施后才进行调整,导致工作说明书经常被调整和修订,不仅增加了工作量,还降低了工作说明书的权威性和信服力。

由此,在工作分析调查阶段我们应该做好以下工作:

1、  通过让员工正确认识工作分析的本质来解决信息正确问题:我们在工作分析开始之前有必要向员工解释清楚三个方面的内容: 实施工作分析的原因和目的;工作分析小组成员组成; 工作分析会对员工产生何种影响。只有解开员工心里的困惑,才有可能从员工那里获得更为可靠、全面的信息资料。

2、  根据不同对象设计问卷:在访谈前,我们应该把要问的问题系统整理出来,并根据不同访谈对象采用不同的问题,比如说,不能把由管理者回答的问题,去问普通员工。问卷的设计也要因人而异,针对不同层次,设计不同问卷形式和内容。

3、  把业务流程规划和工作分析相结合:工作分析包含着三个层次的内容:一是对企业业务流程所涉及的各项工作的种类和属性进行分析,可称之为基于流程的工作分析。二是针对具体岗位的职责范围、工作内容、工作条件、权限安排以及任职者所应具备的知识技能素质和生理心理素质等因素所进行的分析,也就是通常意义上的工作分析,可称之为基于岗位的工作分析。三是对某一项具体工作的操作过程、步骤所进行的分析,这类分析是企业制定岗位操作规程的依据,可称之为基于操作的工作分析。科学的面向流程管理的工作分析需要先对业务流程进行分析和优化,在此基础上进行部门和岗位的调整和优化,然后再进行岗位工作分析。

三、分析和编写阶段:

问题一:为编写而编写。我们往往过多地关注工作说明书的结果或形式,没有侧重于工作分析的过程,没有把工作说明书的重新编写工作作为企业现有工作的一次大盘点。工作分析的真正目的应该是规范工作流程、明确岗位职责与权限。

问题二:缺乏专业的技术或培训。由于缺乏工作说明书编写的专业技能,所以编写的工作说明书往往用语不够准确,描述不够规范。

在分析和编写阶段,我们应该做好以下两方面的事:

1、使用规范用语。规范工作说明书的描述方式和用语关系到工作说明书的质量。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表;宾语表示该项任务的对象,即工作任务的内容,结果表示通过此项工作的完成要实现的目标,可用“确保、保证、争取、推动、促进、提升”等词语连接。

2、和咨询顾问合作:为了确保专业水平我们可以聘请专业的咨询顾问,咨询顾问更多的带给我们的是专业的方法、最佳实践的范例、以及旁观者的客观建议。显然,咨询顾问不熟悉企业的流程,不了解企业的实际情况。所以双方的有效配合是工作分析品质的关键。倾听和尊重对方的看法,更多的沟通,更深入的对一个问题的讨论,都是和咨询公司有效合作的基础。

四、试用和调整阶段:;

问题一:在设计好工作说明书后直接投入使用。在编写好工作说明书后直接投入使用,在使用过程中发现与实际工作有很多不符的地方,结果业务部门以此为借口拒绝使用已编写好的工作说明书,并要求人力资源部重新编写。

问题二:当使用部门提出修改建议后,编写部门没有尽快进行修改。于是业务部门将工作说明书搁置一旁,所有的努力并没有带来应有的效果。

所以工作分析设计好后要进行试用和调整:

1、根据试用情况调整工作说明书:工作说明书编写好后需要进行试用和调整,以检查信息收集的准确性、正确性、设计方案的适用性。如果使用部门在试用过程中提出他们的建议,编写小组要深入分析产生差异的原因。如果是编写小组的问题,应该及时调整。如果是业务部门认识上的误区,应该耐心加以说明,使双方达成共识。

2、保留调整的记录:特别要强调的是,所有的修改必需填写修改分析单,明晰导致误差的原因和避免重复出现误差的方法,这样可以保证工作分析工作能够持续进步。

五、正式运用阶段:

问题:工作说明书在实践中没有被有效应用。我们对工作说明书的功能、用途认识不深,没有把工作说明书当成一个很好的管理工具,在日常的管理过程中将其束之高搁。比如,招聘新员工时没有按照工作说明书的岗位要求和任职资格进行选人,没有根据工作说明书进行员工合格率调查,更谈不上有针对性的员工培训了。

制定工作分析和工作说明书的制度。解决这一问题的方法就是在编制工作说明书时,同时编制出工作分析的管理制度,包括:如何使用工作说明书、什么时候进行修订、修订的流程是什么等,并定期检查各部门是否按制度执行。

五、持续改进阶段:

问题:没有把工作分析阶段性成果和最终成果及时反馈给员工。组织的经营活动不断变化,会直接或间接地引起组织分工协作体制的相应调整,由此,可能产生新的任务、部分原有职务的消逝,从而需要对工作分析进行重新调整,以适应变化。我们在工作分析时既没有向员工及时反馈阶段性成果,也没有在工作分析调整时向员工及时反馈调整的原因,从而加深了员工的抵触情绪,难以获取客观的信息,使得工作分析在实践中不能发挥其应有的作用。

定期评审工作说明书:工作说明书要定期进行评审,看看是否符合实际的工作变化。同时要让员工参与到工作分析的每个过程,一起探讨每个阶段的结果,共同分析原因,遇到需要调整时,也要员工加入到调整工作。只有亲身体验才能加强员工对工作分析的充分认识和认同,从而在实践中被有效实施。

作者:朱思祥,东方大成管理咨询公司高级咨询师,东方大成管理咨询有限公司是一家专注于人本管理咨询及深度管理培训的新锐专业咨询公司。公司的业务定位是:企业、团队及个人人力资源职业素质与绩效提升、竞争能力发展的咨询、培训服务商。公司网站:www.dfdczx.com.联系电话:0755-83474860

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