1．了解出访的行程及航空公司航班时刻情况。 　　

2．参加旅行的团员必须服从团组统一领导，统一安排，严格遵守集合时间及各项要求，任何人不得以任何理由各行其是，旅途中提倡相互爱护，彼此照应，保证圆满完成出访任务。 　　

3．贵重物品和护照请随身携带，切勿收藏在行李箱内，抵达目的地后应将护照交与团队团长或领队统一保管，疏忽或不慎将会直接影响整个团队的行程。 　　

4．西欧常规旅行住宿为三星级连锁酒店，与我国国际酒店相比，欧洲酒店大堂普遍比较小，无商场，电梯只能乘坐二人和行李。酒店内无一次性牙刷、牙膏、拖鞋、电热水瓶。酒店服务人员通过红外线电脑管理收费电视频道及冰箱饮品。 　　

5．全程旅行主要使用高速豪华巴士，夏天有空调，身体不适者还需准备加衣，以防旅途生病影响旅行。 　　

6．团员个别活动的费用均自理，团组及接待单位不负责支付或退还其他费用，任何非集体活动引起的损失及安全等问题均由团员自行处理。 　　

7．早餐是在酒店的西餐厅享用，西欧各国根据本国人民不同的生活习惯，早餐并不一致，法国、瑞士、意大利早餐较简单。午晚餐均安排在中餐馆享用（长途旅程安排在高速公路快餐厅），标准是五菜一汤。 　　

8．请谨记旅程中集合时间及地点，旅程中若遇特殊情况需调整，以团长（领队）或陪同的安排通知为准。 　

9．为避免不必要或不愉快的事情发生，请在旅途中严格遵守团组纪律。 　　

10．由团员自理的几项费用： 　　　　（1）电话费、通讯费、洗衣费； 　　　　（2）用餐中个人所需的酒和饮料等费用； 　　　　（3）非集体活动的任何费用（包括食宿、交通、娱乐等）； 　　　　（4）由于个人疏忽或违章引起的损失费、赔偿费等； 　　　　（5）饭店房间内酒水和收费电视节目的费用。 　　

11．欧洲酒店内的电讯服务费较高，如需打国际电话，可购卡使用公用电话。国内的照相胶卷、电池均比欧洲便宜。 　　

12．出访前，须备一些常用的药品以应不时之需。 　　

13．如遇飞机中转，切不可随意离开团组，如有困难可及时找机场工作人员并出示机票以求帮助

1、弄清楚参观的目的。　　

2、列出准备参观的厂商清单，将其分成两部分，一个是“必须参观”的，另一个是“要参观”的　　

3、明确你需要从参展商那里了解的信息，区别各个卖主的不同之处，然后准备好到时提问的问题。　　　

4、设计一个产品/服务信息收集表，以便准确地比较不同参展商之间的异同。　　

5、预约想要约见的参展商。　　

6、尽快取得参展商的分布图，设定参观路线。　　

7、携带足够的名片，省去填表的麻烦。　　

8、直接告诉参展商你的行程紧张，不希望浪费时间闲聊，希望可以单刀直入正题。　　

9、寻找建立商业网络的机会。　　

10、避开太拥挤的摊位，应在展会结束前，参观人数不多的时候再折回拜访。　　

11、带上笔和便条随时记下重要的信息，甚至可以用小型录音机作记录。　　

12、每一站都做好行程记录，每晚总结一下。　　

13、想办法取得参展商不想回答之问题的答案。　　

14、避免与不相关的厂商进行洽谈。　　

15、对收集的资料进行整理、归类，作为一步联系。　　

16、跟进在展会上要求邮寄的印刷品和样品。　　这些参观展会的准备和计划虽然简单，但却是事实证明行之有效、事半功倍的办法。只要注意到这些细节问题，便可达到预期的效果。

具体的展览工作筹划步骤如下：　　

步 骤 内容　　

第一步 按实际需要将工作分为几大类：设计施工，展品运输，宣传联络，行政后勤，展台工作、后续工作　　

第二步 在各分类之下详细列明具体事项　　

第三步 弄清楚工作之间的关系，比如A工作要在B工作完成之后方能开始　

第四步 要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，保证整体工作协调、正常　　

二、 展出工作内容　　

1、明确人员及分工　　人是展览工作的第一要素，是展出成功与否的决定性因素。展览工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展览工作做好，才有可能使展出成功。展览人员包括筹备人员和展台人员。　　（1） 人员组成　　从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。此机构可以大到委员会，由高级领导人挂帅，比如参加世界博览会的组织委员会多由各参展国的政府领导人挂帅挂名，也可以小到小组甚至一个人。后一种情况比较普遍，通常称为项目小组或筹备小组。此机构必须有一个负责全面工作的人员，通常称为项目经理或协调人。　　（2） 人员分工　　确定人员后，确定人员分工，制定人员分工情况联络表。联络表内容包括人员姓名、职权、联系地址。联络表可以包括外部单位比如支持单位、接待单位、运输公司、运输代理、设计施工公司、道具公司、广告代理、花草公司、电信公司等。联络表分为筹备联络表和展台联络表，分别用于筹备和展出阶段。　　（3） 人员管理　　对展览有关人员进行有效地管理是展出成功的基本保证。展览人员管理其突出的特点是临时性。对大部分参加展览工作的人员而言，展览工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。筹备组、组出组也是临时组建的机构，也就是说工作是临时的、人际关系是临时的。这种临时性可能表现为当事人工作不全力以赴，同事之间、上下级之间关系松散，合作比在正常环境下可能难一些。把临时组织起来的展览人员管理好，从而将临时性的展览工作做好，需要比正常情况更下功夫。　　

2、规定工作事项及顺序　　展览工作事项相当繁杂，工作中的衔接、交叉环节也很多。面面周到地安排展览工作有助于筹备和展出有条不紊、少疏忽、高效率。展览工作由项目经理，或由项目经理与上级领导，或由项目经理与项目组共同讨论制定；展览工作由项目经理监督实施并协调。为科学地筹划、开展展览工作，制定展览工作方案是必须的，目前对工作方案有几种表示方法：　　（1）所有一切记在脑子里。这是一种原始的计划和工作方法，凭经验和记忆办事。这种方法已不适应现代工作要求。　　（2）列出主要工作事项和时间。这是一种初级的计划和工作方法，工作仍主要靠经验，也不能适应现代工作要求。　　（3）制作简单的工作日程表。这是一种中级的计划和工作方法，将所有事项分类排列，注明负责人，注明办理时间。这方法适应目前中国的管理水平。　　（4）制作详细的工作日程图。比上一种方法又进了一步。用图示方法表明工作流程、关系，注明负责人，注明办理时间等有关管理因素。展览工作事项列明、列清后，再加上一些基本情况，就是一份展览工作方案。　　

3、规定时间和期限　　时间安排也可以称作日程安排。展览筹备时间看起来可能富裕，但是实际很紧张。越拖延，展览筹备工作将越困难，而展出成功的可能性就越小。展览会上常见参展企业抱怨主办者。但是实际是参展企业本身造成的。这些公司往往把筹备工作放到不得不做时才做，导致效率和效益低下。如果筹备时间确实太大，那么只有把工作全部委托给施工公司，包括设计、制作、施工、布置等。施工公司也许会在最后一刻赶制完毕，但是质量可能要受一些影响，费用肯定要高不少。展览许多工作看似不起眼但是筹办起来却很费时费力，因此要尽早安排。展览会日程具有不可更改性，因此展览工作日程和计划一定要严谨，执行也要认真。制定严格的工作日程将有助于提高本展览工作的效率。在展览会工作中，“按时”非常重要。展览环节多，如果一项工作未按时，一系列工作将受影响，严重的会出现混乱，甚至使展览失败。因此，做展览工作一定要严时，规定的截止期一定要遵守。不论展览会大小，参展企业都应把已定日期当作纪律来执行遵守。　　

4、规定费用标准　　展览各项工作都需要费用。费用预算总额应在做展出决定就确定。在做出展出决定后，就应该尽快做展览的详细预算，与计划工作结合做。根据财力和工作需要安排预算，在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支做出必要的控制。没有预算，没有控制，就可能超支，甚至超支严重。费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用，提高展览工作的效率和效益。做展览费用工作，不仅要站在财务角度，精打细算，不浪费金钱；也要站在经营角度，用投资的观念有效地使用金钱，把它当作投资时，金钱才有活力，工作才具有挑战性，才能导致效果和高效益。费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等等许多技术要求和规定。　　展览费用应纳入参展企业的整体财务系统以及政府统计、税务等部门的标准，而各单位、各地方的差别很大，且不相容，这里只简单讲述展览预算、控制等管理方面的一些原理、方法、知识、经验，为参展企业做费用工作提供帮助。　　展览费用一般分为直接费用和间接费用。直接费用是指为筹办展览直接开支的费用，各个展览项目之间会有比较大的差异。展览直接费用由展览项目有关人员负责管理，属于展览项目工作一部分。展览界一般将展览费用划分为四大类，并根据不同的特点、标准提出分配比例和备用比例：　　（1）设计施工类费用，也有人称作展台费用。包括设计、施工、场地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电气设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电话电脑租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。这部分费用可能占总预算的35﹪～70﹪，一般需要约15﹪的备用。　　（2）展品运输类费用。包括展品的制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、运输、装卸、仓储、保险等。这部分开支因距离远近、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，可能占总额预算的10﹪～20﹪。需要留有10﹪的备用额。　　（3）宣传公司关类费用。这是一个范围很广的开支类别，包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等。这部分开支可能占总预算的10﹪～30﹪，由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20﹪。有些参展企业在宣传、广告、公关、编印资料等方面有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传等工作的一部分，在这种情况下这类开支项目也可以列为间接开支项目。　　（4）行政后勤类费用，也有人称作人员费用。行政或人员开支是一个比较复杂的类别。展览间接开支大部分发生在这里。比如正式筹备人员和展台人员的工资是参展企业的经常性开支，不从展览预算中开支。但是，从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。有一种计算方式称为“人员——时间核算”。“人员——时间核算”不仅是一种时间与预算和开支挂钩，要根据参展企业具体情况决定。行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、住宿、长期职工的补贴、人员培训、人员制服、临时雇员的工资等。这部分费用可能占总预算的10﹪～20﹪，备用额10﹪。

　1．了解出访的行程及航空公司航班时刻情况。 　　

2．参加旅行的团员必须服从团组统一领导，统一安排，严格遵守集合时间及各项要求，任何人不得以任何理由各行其是，旅途中提倡相互爱护，彼此照应，保证圆满完成出访任务。 　　

3．贵重物品和护照请随身携带，切勿收藏在行李箱内，抵达目的地后应将护照交与团队团长或领队统一保管，疏忽或不慎将会直接影响整个团队的行程。 　　

4．西欧常规旅行住宿为三星级连锁酒店，与我国国际酒店相比，欧洲酒店大堂普遍比较小，无商场，电梯只能乘坐二人和行李。酒店内无一次性牙刷、牙膏、拖鞋、电热水瓶。酒店服务人员通过红外线电脑管理收费电视频道及冰箱饮品。 　　

5．全程旅行主要使用高速豪华巴士，夏天有空调，身体不适者还需准备加衣，以防旅途生病影响旅行。 　　

6．团员个别活动的费用均自理，团组及接待单位不负责支付或退还其他费用，任何非集体活动引起的损失及安全等问题均由团员自行处理。 　　

7．早餐是在酒店的西餐厅享用，西欧各国根据本国人民不同的生活习惯，早餐并不一致，法国、瑞士、意大利早餐较简单。午晚餐均安排在中餐馆享用（长途旅程安排在高速公路快餐厅），标准是五菜一汤。 　　

8．请谨记旅程中集合时间及地点，旅程中若遇特殊情况需调整，以团长（领队）或陪同的安排通知为准。 　

9．为避免不必要或不愉快的事情发生，请在旅途中严格遵守团组纪律。 　　

10．由团员自理的几项费用： 　　　　（1）电话费、通讯费、洗衣费； 　　　　（2）用餐中个人所需的酒和饮料等费用； 　　　　（3）非集体活动的任何费用（包括食宿、交通、娱乐等）； 　　　　（4）由于个人疏忽或违章引起的损失费、赔偿费等； 　　　　（5）饭店房间内酒水和收费电视节目的费用。 　　

11．欧洲酒店内的电讯服务费较高，如需打国际电话，可购卡使用公用电话。国内的照相胶卷、电池均比欧洲便宜。 　　

12．出访前，须备一些常用的药品以应不时之需。 　　

13．如遇飞机中转，切不可随意离开团组，如有困难可及时找机场工作人员并出示机票以求帮助

直接向展览会申请还是参加展团, 如何选择?
   选择直接向博览会申请还是参加展团 ,尽管目前绝大多数的中国企业参加国外的展览会时把参加国内组团单位的展团做为出国参展的首选，我们也不屡地收到一些希望自己报名参展的公司的问询。 　　如果您有去欧洲自行参加展览会的经验，或者您在欧洲的代理或分公司能协助您联络和安排，或者您有外语较好的员工能专门负责跟进展览会的各项筹办工作，在向国外汇款等方面也十分方便，自行报名参展是可行的，但要注意参展各项筹办工作的截止时间。 　　参加展团有两种选择。如您希望自己的展位是不和中国馆在一起的独立的展位，只要早做说明，也是可以办到的，大多数公司则更愿意加入中国馆，以便多地接待中国的展览会专业观众。参加展团就如同找了一个管家，可以将参展的诸多事宜帮您安排和解决。中文的参展确认书就是一份详尽的参展指南和服务说明，面在展品运输和签证方面您所得到的帮助晚霞更有助于节省人力成本，提商办事效率。 　　一些展览会接受公司单独报名，而另一些在国内有分支机构和代理的展览会则可能建议报名参展商联络国内的分支机构和代理。

出国参展如何办理签证？


　　作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证自然是他们非常关心的问题。鉴于我国政府目前对出入境管理还相对比较严格。展览行业的行政审批制度依然存在，参展人员如何办理出国手续还需要依据其所持有的护照类型来决定： 私人护照私人护照外观颜色为紫红色，正面写有“中华人民共和国护照”字样，由公安部出入境管理局及其在各地的派驻机构签发，通常有效期为5年，我国公民申请此类护照通常比较方便。由申请人在其户口所在地的出入境管理部门申请（从9月1日起，北京，上海等城市的居民仅凭借身份证，户口本就可以按需申颔护照，有些地区的公民需要提供其所在单位开具的同意涵或国外邀请人出具的邀请函，作为打算出国参展的人员，可以请国外客户帮助出具邀请函以办理私人护照），申请人在提交材料后通常会在两周后得到护照。 私人护照持有者申请签证相对手续较为简便。大致程序如下： 拿到博览会正式邀请函→拨打使馆 签证约电话，预约时间→在签证当天带齐材料按时到达使馆面试→取签证 在此过程中，参展人员需要了解以下几点： 1．博览会正式邀请函由中国组团方统一向博览会索要，并在参展人员向组团方交齐费用后下发，参展人员也可要求国外客户帮助其出具邀请函，但签证风险相对较大。 2．有些国家使领馆需要预约签证时间，如美国，德国等，有些国家则不需要，如英国等，参展人员可以自行安排时间前去面试。但约签证时通常需要提供申请人护照号，姓名，出生日期，签证约电话不需要申请人亲自拨打。需要注意的是，有些国家在签证高峰时段很难拨通电话，需要连续拨打。德国，美国等到热点国家在每年年底及七八月份为签证高峰期，申请人预约的签证时间可能为其预约时间后30天，故请提前预约，以免延误展览会。 3．通常持私人护照的签证申请者应在其所在领区的使领馆与签证官面试（各国使领馆规定），许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州三地。也有些国家不接受本人预约，如日本，必须要求申请人将材料送至指定签证代办机构，由其统一办理。 4．有些国家对在一段时间内去过该国的申请人提供免面谈服务，由申请人将其申请材料送交中信实业银行，德国工商大会等代办机构。 5．有些国家要求申请人在面试当天以现金形式交纳签证费，也有些国家需提前交纳到指定代收银行，如美国需提前交纳中信实业银行。 6．有些国家在申请人面试结束后1小时内即可将颁发签证，如美国，也有些国家需要一周后颁发签证，如德国，意大利，申请人可以委托他人代取签证。 7．申请人面试时，通常需要携带以下材料（特指如参展之类的商务签证）：填写完整的签证表，护照，博览会主办方出具的正本邀请函，博览会参展摊位证明，博览会参展摊位费发票，申请人所在单位出具的经济担保函，申请人名片，身份证及户口本原件，复印件，结婚证书，在职证明等，申请人所在单位营业执照复印件，信用证明以及所从事的商务活动的证明文件，申请人曾去过其他国家并回国的签证页的复印件，申请人所拥有的财产照片，例如：住房，汽车等（如有），申请人银行存款证明及国际信用卡等。 因公普通护照 因公普通护照外观颜色为棕色，正面写有“中华人民共和国因公普通护照”字样，由外交部及其在各地人民政府外办签发，通常有效期为2年或3年，因我国政府目前对因公出国管理较严，许多私营及民营企业的参展人员尚未具备申领因公普通护照的资格，故参展人员应先向其单位所在地的人民政府外事办公室咨询自身企业是否具备申领因公普通护照的资格。若具有该资格，则可以按照因公护照的手续申请签证。 因公护照持有者申请签证相对手续较为繁琐，大致程序如下：组团单位下发出国任务通知书及出国任务批件——参展单位在当地政府及相关部门办理出国任务确认件及政审手续——办好后将材料交至当地政府外办或组团方——由当地政府外办或组团方统一送签—由当地政府外办或组团方统一取签证。 需要注意的是，因为主要出展国家都是分领区受理签证，各领区的签证需要由申请人委托当地人民政府外办送签。