公证信息化建设的实践与思考

青田县公证处  夏威特

[摘　要] 以计算机技术和网络技术为核心的信息技术在公证领域的广泛应用，把公证各项工作与当代高科技紧密结合，促进公证事业的不断发展，是历史和社会发展的必然。青田县公证处的信息化建设也是一个持续不断发展的过程，于90年代初利用单台微机开始进行简单档案管理，96年使用NOVELL网络系统进行统一的电脑内部网络办证，99年使用微软SQL数据库系统开发CS结构的内部网络办证系统，2003年增加档案数字化制作与查询系统，2008年增加结合互联网应用的查询系统及管理系统，都是基于现实应用需求而在不断改进。将公证平台建设以设区的市为单位更加合理。

关键词：公证，信息化建设，实践，思考

信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会发展和变革的重要力量。实施公证信息化建设，是推动公证工作法制化、制度化以及改善公证管理手段、提高工作效率和质量、扩大公证宣传的重要举措。因此，以计算机技术和网络技术为核心的信息技术在公证领域的广泛应用，把公证各项工作与当代高科技紧密结合，促进公证事业的不断发展，是历史和社会发展的必然。新中国的公证事业在经历了几十年的发展之后，必将从传统意义上的公证进入全新的信息化时代。

一、我们要充分认识到公证信息化建设的紧迫性

1、公证信息化，可改善公证工作。随着信息化时代的到来，信息传播发生了深刻的变革，人们的工作方式、生活方式乃至思维方式都发生了前所未有的改变，各行各业都在顺应这一时代变革加强信息化建设。只有实现公证的信息化，才能在信息化变革时期先人一步，才能获得先机，抢占鳌头，才能冲破公证现阶段的种种局限，使公证从封闭走向开放，实现公证信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的公证服务。

2、公证信息化，是形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，上至司法部，下至各县市公证处，各级公证管理部门和公证处本身都把信息化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。司法部计划用3至5年的时间建立我国公证业信息化的枢纽架，即公证处内部的公证业务网、司法行政机关公证管理部门和公证员协会与公证处连接的公证管理网、向社会开放的公证信息网、公证业共建共享的公证数据库，争取到2010年初步建成覆盖全国的公证业信息化网络。因此，各公证处需要根据自身的特点结合司法部、中公协的公证行业信息化建设规划，全面启动公证信息化建设。

3、公证信息化，是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，法制观念越来越强，公证的出证需要迅速、准确；公证与社会的交流要求快速及时；社会广大公众对公证信息需要量不断增加，有些部门要求信息共享。公证处需以现代化、多功能的服务措施，使公证信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、浙江省青田县公证信息化建设的实践

浙江省青田县是著名的侨乡，每年涉外民事公证的量都非常大，近五年来每年的涉外民事公证办证量都维持在3.5万件以上，因此，公证的信息化建设对于浙江省青田县公证处来说十分的迫切。青田县公证处的信息化建设也是一个持续不断发展的过程，于90年代初利用单台微机开始进行简单档案管理，96年使用NOVELL网络系统进行统一的电脑内部网络办证，99年使用微软SQL数据库系统开发CS结构的内部网络办证系统，2003年增加档案数字化制作与查询系统，2008年增加结合互联网应用的查询系统及管理系统，都是基于现实应用需求而在不断改进。至今，青田县公证处的公证信息化建设包括以下几个大模块：

一、CS结构的内部网络办证系统。通过基于微软的SQL数据库，实现了从受理到出证的全程电子化办证，包括受理、配案、办证、审批、打印、档案管理，均在这个系统里完成。这个系统的应用，极大的解放了公证人员的重复劳动，效率得到了极大的提高。

二、小语种翻译系统。因为青田县的华侨遍布世界各国，特别是欧洲，所以公证书需附的外文译文语种繁多，青田县公证处每年需要制作大量的德文、西班牙文、意大利文、葡萄牙文、捷克文等译文，通过这个系统，可以利用各种模版方便的切换制作各种语种的译文，实现了与中文公证书的链接，关键字段可以自动生成各种语言，初步实现自动化翻译，极大的减轻翻译人员的机械劳动，也减少翻译文字错误。

三、水印纸自动化管理系统。本系统实现了水印纸的电脑下发，水印纸的限量管理、水印纸打印、水印纸打印后水印纸号码与公证书出证号、公证卷宗号的自动对应，水印纸日结打印清单，杜绝了手工登记水印纸，使水印纸的管理全部系统化、电子化。

四、档案数字化制作与查询系统。使用高速扫描仪将公证档案扫描成图像文件，统一集中到服务器，系统采用BS结构，实现数字化档案与公证档案的一一对应，公证员在需要查询档案时在电脑端就可以查看公证档案内容，包括当事人提供的各种证件，外调材料等，在外也可能通过互联网接入系统进行查询、打印，极大的提高了公证员的办证效率，无需再等待档案管理人员调档进行查阅、复印。

五、基于互联网的BS结构的查询系统。本系统包括办证流程的查询，即公证已经在哪个环节；公证档案内容的查询，即公证的详细信息包括公证书内容、译文内容等；数字化公证档案内容的查询，即数字化系统产生的图像文件。方便公证人员及管理部门随时查询。

六、基本BS结构的日常办公管理系统。通过简单的功能实现人事档案管理、文件流转、文档共享等。

七、基于WEB形式的公证查询平台。由公证在线咨询、公证在线查询，公证热线、抵押登记公告四部分组成，以青田县知名网站中国青田网（http://qtnews.zjol.com.cn/）和青田法治网（www.qtpf.net ）为基础平台，以公证当事人姓名和出生年月为基本查询要素，融合了办理结果查询、办理材料咨询、办理程序咨询、公证表格下载等功能于一体。平台开通后，对于公证是否已经办结、办理公证需什么材料、办理公证需几天这些当事人关心的问题，只要轻点鼠标或者打个电话就可足不出户的予以解答，而且相关材料都可以在网站上下载，对于一些偏远山区的当事人来说，以前需要跑上三四次才能办完的公证，现在只要懂得公证查询平台的运用，只要只需受理和领取两个环节就可以办完公证，大大方便了公证办事人对公证的办理。

    从青田县公证处十多年的信息化建设实践来看，信息化对公证处的发展起到了十分重大的作用，提高了公证效率，保证了公证质量，方便了群众办证，信息化建设对公证工作是十分必要的。

三、实践过程中产生的思考

从现在其他行业的信息化建设的成果来看，我们公证行业的信息化建设还处于一个相对落后的局面，各地区发展十分不平衡，特别是在全国各城市公证行业的信息化建设中，北京、上海、南京、广州等几个城市起步较早，有了一些良好的经验积累。但从整体上来说，东、中、西部地区之间发展不平衡，缺乏统一标准和平台等。

一、鉴于现实情况中各公证处之间情况差别较大，不宜规定使用统一的软件系统，但需要制定统一的标准，使各公证处之间的数据能够兼容，方便下一步与全国统一公证信息系统的对接，实现信息的共享与无缝传输，方便公证管理部门的统一管理与统计。

二、公证信息化建设需要与时俱进，不断根据社会发展情况及社会需求不断进行改进，以适应不断增长的需求，而不能做好一个软件就一成不动的用下去，因此公证信息化工作是一个持续的不断完善的过程。

三、将公证平台建设以设区的市为单位更加合理。一是同一个市内的公证业务比较一致，公证处之间的发展相对平衡；二是研发公证软件及相应的平台建设需要投入相当大的人力和物力，对于后续的升级和维护也至为重要且还需要懂公证业务、懂公证管理、懂电脑软件的综合人才配合；三是软件的成熟期比较长，如功能需求明确，研发顺利，从磨合到熟练应用也至少需要一年以上的周期；四是从数据的传输量、存储量以及实际公证管理工作的密切性来看，公证信息平台建设以设区的市为单位比较适宜；五是从公证机构设置调整的方向来看，大多数地方是将公证机构设置在设区的市这一层级，公证信息平台建设在这一级，有利于促进同一地区公证管理工作的开展，相关规章制度和文件要求的贯彻落实，切实提高管理效能和管理成效。

参考文献：

《关于公证信息化建设的几点思考》，南京市司法局公管处陈平、 王庆，南京市司法局网站