知识，是企业的无形资产。管理大师德鲁克说：“21世纪的组织，最有价值的资产是组织内的知识工作者和他们的生产力”。

当一份有价值的报告，常常想不起放在哪里时；当面对成百上千的文档，不知从哪里下手时；当辛辛苦苦找到的文档，因缺乏维护不是最新时；当老员工不能有意识地奉献知识；当新员工不能从企业积累的知识中获得快速成长时，人们对企业内的知识及其管理有了越来越深刻地认识和迫切需要。虽然知识管理目前还没有一个被大家广泛认可的定义，但是，将隐性知识显性化，实现知识的捕获、积累、共享、利用和创新，使知识成为生产力，是知识管理的关键所在。

“信息孤岛”和信息共享一直是矛盾，不同的信息以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）存储着，动态信息和静态信息，外部信息，内部信息，以及跨部门地区的各种信息都存在于企业中，而这些信息系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存在各自的信息设备中，最常见于各自的笔记本电脑和台式机上，各自的信息缺乏应有的关联，从而给企业获取有用信息带来很大障碍，信息的积淀也变成一句形式大于实质的口号。

利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题，所有信息流通的各个过程可以通过预归档和归档存储到文档管理系统中，文档中记录了全部的过程细节信息，达到动态信息到静态信息的存储，同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能，将存储的信息通过转发方式再次以协同和邮件的形式发送，有效利用了文档信息，使静态信息向动态信息的互通。文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家， 达到最大的资源共享。

在A6协同管理产品中提供了文档\邮件\协同\公共信息四项打通的功能，区别于其他软件系统的单一功能，弥补了单纯邮件系统弱流程，非共享的缺陷，大大丰富了个人信息的传递手段和处理方式，是一种集中式、一体化的文档管理系统。

A6引入知识管理概念，提升文档的易用性，增加首页文件夹栏目，将知识更多面更直接地推送给用户。同时文档界面增加访问栏目，加强知识的显性表现与关联性。

n         知识管理的重要性：

在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的组织智慧的循环，成为管理与应用的智慧资本。

Ø       竞争：知识为企业创造竞争优势和持续竞争优势

Ø       顾客导向：企业必须为顾客创造价值

Ø       工作流动性的挑战：员工流动性加快，企业若不能很好的管理知识，有失去知识基础的风险

Ø       环境的不确定性：在动态不确定环境下，组织成员获取并使用知识的能力成为组织的核心技能

文档管理是提供存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文档管理。 文档管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储，是复合的文档结构，支持对于组织行为如协同工作的全息信息存储。A6文档管理系统支持个人、单位、公文档案、项目文档四种文档的组织形式。

文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。按权限对文档夹进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）、浏览权（可以看到文件列表但不能打开）、打印权限、下载权限（无此权限则文档只能查看不能下载）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权等全部权限）。

另外，协同信息也可以预归档至文档系统；文档系统提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。

文档管理系统采用了类WINDOWS资源管理器的文档夹结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可以是直接上传的windows文件如word、excel、ppt和各种专业的文档格式。

A6协同管理系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给其他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时，系统文档可以转发协同、邮件，实现了一体化的文档管理。

n         文档特点

Ø       全面支持协同工作、公告、新闻、调查、讨论等各种协同信息的复合存储，是全息化的组织知识一体化存储空间，同时支持各种文件的存储管理，是工作信息的全息信息存储机制的集中存放管理。

Ø       支持静态文档转发邮件、转发协同、公告和新闻，文档信息可以借阅，文件夹可以共享，支持文件信息的多种利用方式。

Ø       支持word、excel、wps等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理。

Ø       支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种信息文件和文档的组织权限管理，使组织的信息积淀有安全保证。

Ø       支持海量信息的管理与存放，以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制。

Ø       支持文档变更的消息提醒和操作机制。

Ø       支持通过A6精灵实现批量文档的上传。

Ø       支持直接关联转发协同。

n         预归档： 在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中，在协同中设置了预归档的文件夹， 协同一经发起就预先存储到文件夹中，可以预先将协同信息借阅给相关的人员。

n         在线编辑：文件管理支持WORD、EXCEL、Html和WPS文件进行在线编辑，对文档夹中的文件可以直接下载上传。

n         文件转发：在文档管理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通，关联。

n         借阅共享：文件管理中的各种类型文件和存储信息，可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用，被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限

n         文档按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。

n         支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。

n         支持消息通知：可设定授权人是否接收文档变更消息。

n         文档重名验证，在同一目录下不能上传、移动相同名字的文档

n         通过文档属性，可以查看文件的浏览次数

n         路径显示：查看文件从根目录开始的全路径

可以利用协同工作提供新建/待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息。

作为接收处理者，可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。

处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享/借阅/转发功能，把信息传递给工作伙伴；配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。

协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。根据各行业业务需要，设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。各事项能够按需进行文件表单的定制、流程的定制，制作简单灵活、易于使用、易于修改。因个人原因无法完成待办事项的，能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布，以及附件上传。协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。

协同工作基于A6独创的二元化工作构造，可以实现流程模板定制类应用，也可通过手工定制流程完成协作应用。

n         基于互联网技术和工作流技术， A6协同管理软件设计并实现了协同应用系统，它具有以下特征：

Ø         在多个参与者之间，按照某种设定规则，传递符合的正文和附件文档，整个传递过程具有可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式即为协同工作，从而实现业务信息在办公环境中的展现

Ø         以类图形化方式支持用户自由定义各类复杂流程，以满足不同类型的事务处理需要

Ø         提供流程的二元化工作方式：模板流程和自建流程，让管理的纲性与柔性得到有益结合

Ø         分时异地工作，共享传递信息，提高执行效率

Ø         全面支持office、WPS作为协同工作的正文和附件；

Ø         支持转发协同，转发邮件，转发公告；

Ø         支持流程的二元化工作方式：模板流程和自建流程

Ø         支持流程模板和授权用户在发起流程时设置对整个流程节点的时效要求；

Ø         支持协同工作预归档，将协同工作信息公布给第三方；

Ø         支持流程分支，可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支；

Ø         支持流程执行过程中信息的振荡回复，在流程信息规范的前提下充分分享意见；

Ø         协同支持从知识文档、已发和已办/待办协同中提取关联信息作为本次发出协同的超链信息，使多个协同有效整合成为相关联的完整的信息组合。

Ø         支持内外部人员之间的相互协作，协同的发起，处理等。

Ø         提供流程日志，记录每个节点操作者、操作人、操作内容

Ø         支持以类图形化方式自定义由串、并构成的复杂业务流程

Ø         支持基于业务规则的条件分支流转

1)        分支流程分设置自动条件、上一节点手工选择条件、设置自动数据条件

2)        设置好的分支流程模板，有调用权限人员可直接调用，发起时根据设置的分支条件，系统自动判断是否符合条件

Ø         支持流程节点的多种创建方式，如直接设定处理人、按岗位/职务设定处理人、按部门/组设定处理人、以及按角色设定处理人

Ø         查看待办协同时,增加"转化为日程"的按钮,转化为日程的系统出现在处理人的日程事件列表中。转化为日程功能的出现，使协同工作和日程进行完全打通，并实现了协同和日程的完美结合。

Ø         支持流程节点的动态调整，如加签、减签、会签、知会、取回、回退、撤销、终止等

Ø         支持流程节点的操作权限控制

Ø         支持以图形化方式监控流程的执行状况

Ø         支持流转过程的完整信息保留

Ø         支持流程的催办、督办与代理工作机制

Ø         支持组织结构变化的流程动态维护

Ø         关联协同：

a) 新建协同时增加关联协同显示区；

b) 已发、待办、已办事项中都可以关联协同、上传附件；

c) 新的关联协同选择界面；

d) 文档处转发允许转发为协同的关联文档；流程日志：记录每个节点操作者、操作人、操作内容

Ø         消息回复精确定位，通过消息提示查看回复信息时，可精确定位意见栏位置

Ø         流程回收：已经处理的流程在后续节点未处理时，可做流程回收。

Ø         发起人可以在流程结束前添加正文补充，处理人可以在流程结束前对已经回复意见的协同进行振荡回复，回复的意见可以设置为隐藏（隐藏时只对发起人、回复人可见）；打印振荡回复的讨论意见。

Ø         调用模板系统自动添加编号，编号规划：发起者姓名＋日期。方面使用者区别接收者和发起者查找事项。

Ø         无正文时半屏正文显示

Ø         保留处理意见：协同流程被撤消后在发起者的待发事项中，能查看到原处理意见，可根据保留下来的处理意见修改待发协同

Ø         协同模板督办者可选择是否有消息提醒，消息自定义，配置关注信息的提醒

Ø         可设置是否跟踪事项

Ø         提供协同催办日志

Ø         新增在线交流功能，双击流程中的人员系统自动弹出发送短消息功能，方便整个流程中的参与者都能顺畅交流。

Ø         查看待办协同时,增加"转化为日程"的按钮,转化为日程的系统出现在处理人的日程事件列表中。转化为日程功能的出现，使协同工作和日程进行完全打通，并实现了协同和日程的完美结合。

单位内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Word、Excel文件的读写，支持单位内部协同信息与电子邮件之间的相互转换。可以实现：

n         新建事项：建立新的协同工作，选择协同工作流程，添加工作需要的文件,关联历史的协同和文档信息完成多协同的整合信息呈现。通过选择关联项目与项目绑定。支持插入附件和关联文档

n         待发事项：未发送的协同事项，提供建立流程，加载附件。

n         已发事项：已经发送的协同事项，用于跟踪发送给他人的信息和事件。

n         待办已办：接收别人发来的工作事项，对协同事项进行响应处理，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。

n         另存为: 同时在新建事项中，每个人可以根据自己的工作方式和个人工作流程, 建立完全符合个人需要的工作流程，系统的“另存为”功能可以将流程保存为三种形式：个人流程、个人模板、个人格式三种个性化的工作流程；再次使用时可以自动套用，直接使用。

n         转发事项：转发事项分为转发协同、转发邮件和公告， 转发协同将协同信息转发给其他人员，允许带意见进行转发，并可以在转发意见填写时上传附件作为意见； 转发邮件是将协同信息以邮件的形式转发出去； 转发公告是将协同信息以公告形式发布；在转发过程中内容，附件可以一起转发；转发新闻是将协同信息以新闻形式发布。

n         归档：可以将协同信息进行归档，对待办事项列表进行批量归档，视同将待办信息自动转变为已办的信息。

n         对协同过程以人为中心进行定义，通过人员选择进行解释，实现图形化表现的视觉效果。

n         控制过程的创建、发起、知会、加签、回退、终止、撤销等。

n         提供流程节点权限、操作自定义。

n         提供自建流程和模板套用流程两种方式建立发起流程。

n         提供流程分支定义：支持部门、组、岗位、职务级别的组合条件定义，支持表单数据项的组合条件定义。

n         提供流程振荡回复：允许发起人和处理人振荡发表意见，建立以协同事项为核心的动态团队信息共享和讨论机制。

n         提供对协同/公文/计划/会议的“工作统计”以及超期事件流程的动态管理。

n         提供将协同事件转为个人的工作事件安排，更好地保证工作管理。

综合办公管理的设计是用于实现单位的办公设备、用品、图书、资料和车辆等的记录和使用管理，是类似办公室这样的单位进行全面辅助办公的工具性功能，A6协同管理软件实现了基本的办公信息管理，并可以支持多个人员的分权的用品管理。

1.       车辆管理：对单位的车辆信息进行登记，对派车，出车，归车进行登记；使用人员对车辆提出申请，并对车辆申请进行审核。车辆管理功能模块：车辆档案管理、车辆申请、车辆审核和出车/归车登记。

2.       办公设备管理：是对单位的办公设备信息进行登记，对设备进行登记；使用人员对设备提出申请，并对申请进行审核。办公设备管理功能模块：办公设备档案管理、申请、审核和归还。

3.       办公用品管理：对单位的办公用品信息进行登记，对办公用品进行登记，出入库；使用人员对办公用品提出申请。办公用品管理功能模块：办公用品管理、申请、出入库。

4.       图书资料管理：对所有图书和静态资料的资料信息进行登记，实现图书资料的借阅进行登记；图书资料管理功能模块：图书资料管理、图书资料借阅、图书资料归还。

5.       多帐套管理：支持个管理员，对车辆、办公设备、用品和图书资料进行分别的各自管理，便于异地办公的管理需要。

对单位的人员的基本档案信息做记录，并对人员的调动、离任等事件进行记录。功能包括：自定义信息、档案管理、业务管理和统计查询、日志管理、HR操作员管理。

1.       自定义信息：定义人事档案的扩展信息类型，形成扩展记录单进行记录档案信息。

2.       档案管理:记录人事的基础档案，相关的工作经历，教育培训记录等等。

3.       业务管理：记录人员工作调动、转正、离退等人事变动的信息。

4.       统计查询：进行花名册、人事相关信息查询等。

5.       日志管理：由HR主管查看HR操作员变更人事数据的记录日志查询。

6.       HR操作员管理：由HR主管负责分配HR操作员和相应的功能操作权限。

7.       工资管理：

1）  工资导入、导出, 协同提供导入的标准模板下载

2）  工资管理—查询，可按照姓名、时间、岗位、职务级别、部门进行查询

3）  工资管理—工资条定义，定义工资管理中列表字段，可启用和停用，列表支持自动排序

4）  协同用户访问工资条，可通过顶部菜单查看工资条

1.       日程会议计划通过选择关联项目与项目绑定。

2.       我的计划：通过选择关联项目与项目绑定。

3.       计划管理：支持计划多次反复回复功能。

1）  项目计划：默认主送为项目领导、抄送为项目成员、告之为相关人员

2）  计划流程图展现，每个计划人的处理情况在流程图上可见

3）  计划时间：可以查看计划发起人发出计划的时间；查看计划管理时，直接默认进入本周计划

4.       日程安排：日程安排是用来对可预见的活动进行登记、协调、查询的模块。对个人事件支持第二象限工作管理法，按照重要紧急两个纬度来统计分析事件安排的合理性。支持向组织内部的同事发起一件或者多件事情的委托，并可时时关注自己所委托事件的完成与耗时情况；支持组织内部的上级向下级，秘书（助手）给领导直接安排日程事件；还支持对委托或者安排给他人的事件进行相互讨论。支持协同与日程事件之间的相互转入。

5.       会议管理：通过选择关联项目与项目绑定；支持会议纪要转发协同功能。

1）  待发会议查看，未召开会议撤消功能

2）  图形化方式展现与会人对会议的回执情况

3）  会议结束后，会议纪录人做了会议纪要后，与会人收到系统消息提示

4）  与会资源冲突提示

1.       发布公告：存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。公告可以自行选择人员范围进行发布。

2.       发布调查：存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。可以自行选择人员范围进行发布。

3.       查看公告：查看公告,对公告进行发表意见；同时提供公告查看的统计，按照组织结构进行统计。

4.       查看调查：查看调查结果，调查功能可用于企业作调查性决策，如购买福利用品的调查。

1）支持多选

2）调查发起者可以查看评论，合并选项，开启或者终止调查，调查结果，题目评论转协同，转EXCEL，打印

5.       讨论区：提供BBS功能，进行员工交流，系统可以通过系统管理员开辟讨论区。可以自行选择人员范围进行讨论，实现关键事情的内部讨论。

1）  支持匿名发帖、匿名回帖，后台可配置是否允许匿名

2）  关注信息与最新发帖显要位置体现

3）  发帖人（楼主）：支持修改原帖、屏蔽他人的回复

4）  回帖：支持引用

5）  支持讨论贴加精和置顶

6）  提供A6独具特色的卡通图标

7）  发帖、回帖支持个人头像显示

1.       我的文档：存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询；提供上传和在线编辑文件。

2.       单位文档：存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。

3.       公文档案：对公文文件进行独立存储，提供公文信息的组合查询。

4.       项目文档：对项目文档进行了独立的分类，形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系。

5.       他人文档：显示其他用户共享给使用人的文档夹。系统按姓名列表的方式来组织其他用户共享的文件夹。

6.       借阅文档：显示借阅给我的所有文档。与“他人文档”文档夹类似，所不同的是，如果是公司借阅文档，借阅人显示“公司”字样，并且借阅文档夹中只显示文档。

7.       综合查询：可以进行发起人，关键字，时间段等组合查询各类文档。

8.       转发协同：可以将存储的协同，各种文件以协同形式再次发起。

9.       转发邮件：可以将存储的协同，各种文件以邮件形式再次发起。

10.    提供文件树，在“我的文档”根目录下包括我的计划、他人文档、借阅文档、用户个人文档和文档夹。在“我的计划”文档夹中包括日计划、周计划和月计划文档，分别用来存放用户个人的日计划、周计划和月计划。形成完整协同文档计划全面管理。

11.    安全控制：文档集中存储，支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种权限控制和安全管理。

12.    文档管理作为知识栏在首页配置：首页可配置知识栏，将文档夹作为一个栏目发布在首页。

13.    文档栏目：A.文档基本属性：直观的显示所选文档或文档夹的基础信息； B我的最近访问文档：记录我最近访问过的文档列表； C我的最新文档：记录我权限范围内的最新修改文档。 D热点文档：记录我权限范围内访问次数最多的文档。

1.         表单编辑：提供表单设计和编辑，定义表单数据，提供明细项一次性设置，导入导出表单样式。

2.         表单流程绑定：将表单样式载入流程，然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起。

3.         表单流程数据查询：以流程模板为入口，用户可随时对发起和处理过的表单流程进行数据查询

l         支持表单发起和表单流转后的参与者的自动查询，支持字段定义查询内容；

l         表单的流程查询支持转存为"我的查询"；

l         表单流程数据查询支持按时间自动定义本月\本季和本年查询,增加了时间特性；

4.         表单统计设计：提供表单数据统计表样式和查询显示样式的设计，设定统计查询范围。

l         表单查询/统计：表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来；提供表单协同查询和表单业务数据查询。

l         表单穿透查询：通过表单统计结果进行穿透查询，可以查询到统计结果的明细帐，查询结果可以以协同的方式进行转发。

l         表单统计结果支持结果转发协同和内容转发协同功能。

5.         表单首页：集中进行表单流程处理和跟踪查询，表单模板调用，表单结果查询统计。

6.         表单业务栏目：集中展示和管理与表单业务相关的信息，并将这些信息组合成为一个整体呈现。配置表单模板业务栏目，将业务流程、流程管理、查询统计、档案夹等信息组成一个业务专栏，并自定义该专栏名称。该专栏可以作为一个栏目在首页显示，也可以作为一个菜单挂接在左面板中。